خطة المصلحة لعام 2004م
تجاوبا مع خطابكم رقم 674 بتاريخ 30/12/2003م المتضمن الرفع بكيفية سير إجراءات صرف الجواز مع ذكر المعوقات والمقترحات للرفع بمستوى عمل المصلحة خلال العام.
وعليه:-
فإننا نرفق بكل ما تضمنه خطابكم آملين النضر في المعوقات و طرح الحلول المناسبة لتجاوزها والأخذ بالمقترحات لما من شانه حسن سير عمل المصلحة.
نظرا لاغتراب الكثير من المواطنين إلى خارج البلاد وذلك نتيجة للظروت الاقتصادية وسعيا وراء تحسين أوضاعهم المعيشية وعدم توفر فرص العمل داخل البلاد فنلاحظ تقدم الكثير منهم بطلب تغيير بعض المعلومات مثل (المهنة – السن – اسم العائلة – اخفاء الدخول السابق ) ففي هذه الحالات يطلب من طالب التغيير الشروط التالية:-
1)    حكم المحكمة.    2) الفيزاء   3) الإعلان في الصحيفة   4) تغيير البطاقة
والمفترض أن هذا من اختصاص مصلحة الاحوال المدنية والسجل المدني واي تبعات قانونية تتحملها جهة الاختصاص.
فقدان الجواز:-
لوحظ وفي مثل هذه الحالات وخصوصا بعد استكمال الإجراءات الخاصة بذلك يشترط على قسم الكمبيوتر والاتصال بالكمبيوتر برئاسة المصلحة كي يتمكنوا من إجراءات صرف الجوازالجديد بعد أن يسمح لهم بذلك من قبل كمبيوتر المصلحة . وهذا يسبب لنا احراج كبير مع المواطنين خصوصا في الحالات المرضية والمستعجلة او عند وجوج فيزاء قاربة على الانتهاء وغيرها .
قرار الجنسية اليمنية:-
تأتينا بين الحين والأخر توجيهات من رئاسة المصلحة بالتدقيق أو طلب وثائق قد تكون مكررة وموثقة عند لجنة اثبات الجنسية وبهذه التوجيهات تلغى عمل لجنة اثبات الجنسية فالبطاقة الشخصية وقرار الجنسية حجة تعطي حاملها كامل الحقوق المدنية والسياسية.
الضمانات التجارية:-
هذا الجانب فتح باب واسع للنصب والاحتيال لفاقدي الضمير حيث ان كثير من يقوم بهذا العمل وفي الحقيقة لا توجد اي رابطة معرفية بين الضامن والمضمون عليه .. بحيث نشاهد امام بوابة المصلحة كم كبير من المعقبين والسماسرة وفتحت مكاتب خدمات يحملون سجلات تجارية وهمية واختام ولا توجد لهم أي أعمال تجارية. ونحن لا نستطيع منع هؤلاء إلا في حالة إلغاء هذا الشرط والإكتفاء بحضور ضامن من نفس الأسرة كما هو معمول به سابقا.
حيث أنه لا توجد جدوى قانونية لمثل هذا الشرط والدليل عدم وجدها في السفارات.
إجراءات صرف الجواز:-
1)    ابراز البطاقة الشخصية او العائلية لطالب الجواز امام الموظف المختص للتحقق من الشخص وتصرف له استمارة يتم تعبئتها من قبل الموظف بما هو مدون في البطاقة الشخصية.
2)    بعد تعبئة الاستمارة يتم استكمال الإجراءات التالية:-
-) مصادة الغرفة التجارية على الضمانة التجارية.
-) تعمد الضمانة من قبل مدير أمن المكلا.
3)    تمر على قائمة الممنوعين من السفر للتأكد من اسمه ضمن الممنوعين.
4)    تحال اي رئيس قسم الفحص للتاكد من جميع الوثائق المطلوبة ومطابقتها والتأكد من صحة المعلومات المدونة في الاستمارة.
5)    تحال إلى مدير ادارة الوثائق للتاكد من سلامة الاجراءات والتوقيع عليها.
6)    تحال الى الصندوق لاستلام الرسوم المقررة للجواز
7)    تحال الى قسم القيد لتقييدها
8)    تحال لى قسم الكمبيوتر لادخال المعلومات
9)    بعد طباعة المعلومات وفحصها وتغليف الجواز تحال الينا (المدير) لفحص البيانات والتاكد من سلامة الإجراءات
10)    تحال الى قسم تسليم الجوازات ليقوم بتسجيلها وتسليمها.
11)    تحال الى قسم الارشيق بعد فحص جميع الوثائق المرفقة بالملف بسجل الاستلام.
المعوقات:-
قسم الكمبوتر:-
1)    عدم وجود اجهزة كمبيوتر احتياط وطابعة والأحبار.
2)    نقص الكادر المؤهل في الجانب الفني.
الشوون العربية والاجنبية:
1)    في مجال تسجيل الأجانب:-
لا يوجد في المنافذ ختم بالتسجيل خلال شهر او 48 ساعة او أي فترة ممكنة يسجل خلالها الأجنبي حيث ان المعمول به حاليا هو ختم الاقامة  لمدة شهر او ثلاثة اشهر حسب جنسية الاجنبي مما يجعل الاجنبي يتفاجى بالغرامةة ثلاثة الف ريال لعدم التسجيل وتكون جحة انه لم يبلغ بالتسجيل بل منح اقامة لمدة شهر.
2)    الاطباء والممرضين لا يمنحون الإقامة إلا بعد حصولهم على تصريح مزاولة مهنة من وزارة الصحة مما يجعل الحصول عليها أمر معقد . نرى مناقشة الموضوع مع الجهات المختصة باصدار هذه الشهادات من مكتب الصحة بالمحافظة لتسهيل الإقامة للعاملين بمجال الطب.
3)    بما أن الشون العربية والاجنبية على صلة باشركات والمؤسسات التي يعمل فيها أجانت مما يتطلب الاتصال بهذه الجهات للاستفسار عن امور الاجانب ومتابعة اقاماتهم ومتابعة المتأخرين من الذين منحت لهم تأشيرات دخول وذلك يتطلب وجود خط هاتفي مباشر للتواصل.
4)    عدم وجود سيارة تساعدنا في النزول على الشركات ومتابعة العاملين فيها والأكد من صلاحية اقاماتهم وكذا النزول على مراكز التسجيل للتاكد من صحة عملهم.
المقترحات:-
1)    العناية بالتاهيل العلمي لموظفي المصلحة في الفترة المسائية بدورات قصيرة في مجال هندسة الكمبيوتر والطباعة واللغات الاجنبية.
2)    توفير الاحتياط من اجهزة الكمبيوتر وكذا مهندس خاص لفرع المصلحة.
3)    ان تكون البطائق الشخصية وقرار اثبات الجنسية حجة قانونية لصرف الجواز.
4)    الغاء الضمانة التجارية والاكتفاء باحد الأقارب كضامن.
5)    زيادة الحافز المادي لمن يكشف قضية تزوير او انتتحال صفة الغير اسوة ببعض الإدارات.
6)    التعجيل بنظام التصوير الألي لفرع المصلحة.
7)    اعادة النظر في غرامة الاستبدال والتالف التي تؤخذ على المواطن .
8)    توفير سيارة لنقل الموظفين من وإلى المصلحة.
9)    بناء ارشيف جديد وكبير بالفرع أو بناء مبنى جديد للفرح يتسع لجميع المكاتب.